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PRESENTATION & POSTER GUIDELINES
DIRECTIVES DE PRÉSENTATION ET D'AFFICHAGE
WOral Presentations
Presentation format
You will be given a total of 15 minutes for your presentation: 12 minutes for the talk + 3 minutes for audience Q&A and transitioning to the next speaker.
The presentation rooms will be providing laptops, but the speaker ready room will not be. Speakers are welcome to bring their own laptops and do any presentation tweaks.
● Please ensure your content are fully viewable in a 16:9 aspect ratio
● Upload a copy of your file(s) to a USB flash drive for transfer (only USB A and USB C supported)
You will be provided with a wireless lavalier (clip-on) mic. Please use the microphone, as it serves several purposes: 1) feeding audio directly into earbuds worn by hearing-impaired delegates, and 2) improving clarity while speaking through a mask, 3) in the Hybrid session it feeds your audio to the streaming session
Preparation and uploading
Please upload your files to laptops in your presentation rooms in advance of your session. Please upload your talk in the evening before the next day’s sessions if possible, or in the morning or lunch before the start of your session.
SCAS will have USB Flash drives with USB A and USB C connectors available in each meeting room to support the transfer of your presentation to the AV supplier’s laptops.
File guidelines
Slideshow file naming scheme: Please name your presentation according to this scheme: “TIME_ROOM_DAY_LASTNAME”, e.g., “0930_D_FRI_SMITH”
● Use 24-hour format for the time (e.g., “1415” instead of “2:15 pm”)
● Save your presentation as a Powerpoint file (*.ppt or *.pptx extension)
Fonts: Please use standard, non-proprietary fonts where possible (e.g.,Calibri, Arial, Times New Roman).
Embedded/linked media: Inserting an embedded video is convenient, but it increasesthe size of your presentation A (non-web) linked video keeps your presentation file smaller, but links can break. Please store presentations and linked videos in the same folder.
● If including a separate video file, follow the same naming scheme as for your presentation file, e.g., “0930_D_FRI_SMITH_videodescription.mp4”
● Save your video file as *.avi, *.mov, *.wmv, or *.mp4
Poster Presentations
Dimensions and setup
Posters should be no larger than 42 by 42 inches. Presenters are to set up their posters Wednesay evening between 6:00 pm and 10:00 pm or on Thursday morning at 8am sharp. Posters must be removed before 2:00 pm on Saturday Feb 24th.
Each presenter will be assigned a poster number for set-up at the corresponding poster board. Tacks will be provided for hanging.
Présentations orales Format de présentation Vous disposerez d'un total de 15 minutes pour votre présentation : 12 minutes pour l'exposé + trois minutes pour les questions et réponses du public et le passage à l'orateur suivant. Les salles de présentation seront équipées d'ordinateurs portables, mais la salle de préparation des orateur(trice)s ne le sera pas. Les orateurs sont invités à apporter leur propre ordinateur portable et à peaufiner leur présentation.● Veuillez vous assurer que votre contenu est entièrement visible dans un rapport d'aspect 16:9. ● Téléchargez une copie de votre (vos) fichier(s) sur une clé USB pour le transfert (uniquement USB A et USB C). Un microphone sans fil de type lavalier (clip-on) vous sera fourni. N'hésitez pas à l'utiliser, car il a plusieurs fonctions : 1) il alimente directement les écouteurs portés par les délégués malentendants et 2) il améliore la clarté lorsque vous parlez à travers un masque, 3) lors de la session hybride, il alimente la session de streaming en audio. Préparation et téléchargement Veuillez télécharger vos fichiers sur les ordinateurs portables de vos salles de présentation avant votre session. Veuillez télécharger votre présentation le soir avant les sessions du lendemain si possible, ou le matin ou le midi avant le début de votre session. Le SCSA mettra à disposition dans chaque salle de réunion des clés USB avec des connecteurs USB A et USB C pour faciliter le transfert de votre présentation vers les ordinateurs portables du fournisseur audiovisuel. Lignes directrices pour les fichiers Schéma de dénomination des fichiers de diaporama : veuillez nommer votre présentation selon ce schéma : "HEURE_CHAMBRE_JOUR_NOM DE FAMILLE", par exemple, "0930_D_VENDREDI_SMITH". ● Utilisez le format 24 heures pour l'heure. ● Enregistrez votre présentation sous forme de fichier Powerpoint (extension *.ppt ou *.pptx). Polices : veuillez utiliser des polices standard et non propriétaires dans la mesure du possible (par exemple,Calibri, Arial, Times New Roman). Médias intégrés/liens : L'insertion d'une vidéo intégrée est pratique, mais elle augmente la taille de votre présentation. Une vidéo liée (non Web) réduit la taille de votre fichier de présentation, mais les liens peuvent se rompre. Veuillez stocker les présentations et les vidéos liées dans le même dossier. ● Si vous incluez un fichier vidéo distinct, suivez le même schéma de dénomination que pour votre fichier de présentation, par exemple "0930_D_VENDREDI_SMITH_videodescription.mp4" ● Enregistrez votre fichier vidéo au format *.avi, *.mov, *.wmv ou *.mp4. Présentations d'affiches Dimensions et configuration Les affiches ne doivent pas être plus grandes que 42 x 42 pouces. Les présentateurs doivent installer leurs affiches le jeudi soir entre 18h00 et 22h00 ou le mercredi matin à 8h00 précises. Les affiches doivent être retirées avant 14h00 le samedi 24 février. Chaque présentateur se verra attribuer un numéro d'affiche pour s'installer sur le panneau correspondant. Des punaises seront fournies pour l'accrochage. |
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