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PRESENTATION & POSTER GUIDELINES

DIRECTIVES DE PRÉSENTATION ET D'AFFICHAGE

Oral Presentations

All platform presentations (with one exception below) are 20 minutes in total. There will be 15 minutes (maximum) for your presentation and 5 minutes for questions.

  • The exception is for presenters in Session 7 “Real Talk: Methods mistakes and lessons learned navigating social dimensions research” as this session is doing short talks followed by a World Cafe discussion. If you are a speaker in this session, please follow the guidance from the session chairs.
  • There may be some minor changes within sessions if talks are withdrawn before the conference starts. Please confirm your presentation time before you arrive using the online program (on Fourwaves).
  • If you are no longer able to attend the meeting and a co-author cannot present your talk, please email Allen Curry (racurry@unb.ca) and Karen Kidd (karenkidd@mcmaster.ca) to let them know. Please include the session day, time and talk title in your message.   
  • The Convention Centre uses Mac computers for the AV system. By following the guidelines here, you will avoid any issues for files created on a PC.
      • All presentations must be PowerPoint, in widescreen format (16:9 aspect ratio), not a 4:3 ratio.
      • Canva presentations must be converted to PowerPoint presentations.
      • Every single asset (video, music, graphs, custom graphics, custom fonts) needs to be embedded in the presentation.
      • Do not use outside links to YouTube videos or other outside sources as internet in the convention centre is not always reliable.
      • See also the Soundbox Presentation Guidelines (pdf) for other tips from the Convention Centre staff.
For presenters in morning sessions, talks must be loaded on the computer in your session room before the session starts at 9 am, not during the short coffee breaks. Please arrive in the room with ample time to do this and preview your slides. We also suggest introducing yourself to the session chairs at this time.

For presenters in afternoon sessions, talks must be loaded on the computer in your session room during the lunch break (noon to 1:20 pm), not during the short coffee breaks. Please arrive in the room with ample time to do this and preview your slides. We also suggest introducing yourself to the session chairs at this time.

  • There will be someone in the room to help you with your talk upload. Please bring your talk on a USB.
  • There is no room available to preview slides, unfortunately.
  • If you have questions about the AV system (how to change slides, pointers, etc.), please see the session chairs or student assistant in the room.
  • Session chairs are responsible for keeping the session on time. They will introduce you and let you know when you are approaching 15 minutes.
Here are some tips for your presentation.
  • Aim for clarity and simplicity.
  • Be clear and concise in all statements.
  • Use bullets and keep text to a minimum.
  • Ensure that lettering and numbering is readable (i.e., larger font).
  • Use simple backgrounds that don't distract from the message.
  • Deploy graphs to convey trends, comparisons and relationships.
  • Consider accessibility needs.
  • Presenters can use a “no recording icon” on their slides or poster to discourage content copying/photographs. 

Poster Presentations

Posters will be displayed for the full conference, in Webster ABC rooms on the third floor of the Convention Centre.

Each poster must be a maximum of 4 feet high (48 inches) by 4 feet wide (48 inches).

Poster socials are Thursday evening (6 – 7 pm; after the SCAS business meeting) and Friday evening (5:20 – 6:40 pm; banquet is at 7 pm in Convention Centre). Please be at your poster during these socials.  There will be snacks and drinks available then.

Posters are to be put up starting Wednesday evening or before the opening ceremonies on Thursday (8:30 am). There will be pins/tape available for you to use to put up your poster. Please put your poster up on the board with the number that corresponds to your poster number (see program).

If you are no longer able to attend the conference and a co-author cannot present the poster on your behalf, please email Kathryn Peiman (kats_eyez@hotmail.com) to withdraw it and include the poster title in your message.

Here are some tips for your poster:
  • Poster should be understandable without oral explanations.
  • Posters should be readable from five feet away.
  • Posters should be clear and simple.
  • Good posters should avoid being a short manuscript. Be clear and brief in all statements.
  • Posters ideally have tables and figures displayed chronologically in vertical progression.
  • Increase accessibility by using larger font sizes, keeping contrast high and considering color blindness, and embracing white space.
  • If you do not want people taking pictures of your poster, please use a “no recording icon”. 

Présentations orales

Format de présentation

Toutes les présentations (à l'exception de celle qui suit) durent 20 minutes au total. Vous disposerez de 15 minutes (maximum) pour votre présentation et de 5 minutes pour les questions.

  • L'exception concerne les présentateurs de la session 7 « Real Talk : Erreurs de méthodes et leçons apprises dans la recherche sur les dimensions sociales », car cette session propose de courtes présentations suivies d'une discussion de type “World Cafe”. Si vous êtes un orateur dans cette session, veuillez suivre les conseils des présidents de session.
  • Il peut y avoir des changements mineurs au sein des sessions si des présentations sont retirées avant le début de la conférence. Veuillez confirmer l'heure de votre présentation avant votre arrivée en utilisant le programme en ligne (sur Fourwaves).
  • Si vous n'êtes plus en mesure d'assister à la réunion et qu'un co-auteur ne peut pas présenter votre exposé, veuillez en informer Allen Curry (racurry@unb.ca) et Karen Kidd (karenkidd@mcmaster.ca). Veuillez indiquer le jour et l'heure de la session ainsi que le titre de l'exposé dans votre message.
  • Le Centre de congrès utilise des ordinateurs Mac pour le système audiovisuel. En suivant les instructions ci-dessous, vous éviterez tout problème avec les fichiers créés sur un PC.

    • Toutes les présentations doivent être des présentations PowerPoint, au format grand écran (16:9) et non au format 4:3.

    • Les présentations Canva doivent être converties en présentations PowerPoint.

    • N'utilisez pas de liens externes vers des vidéos YouTube ou d'autres sources extérieures, car l'internet n'est pas toujours fiable dans le centre de congrès.

    • Tous les éléments (vidéo, musique, graphiques, graphiques personnalisés, polices personnalisées) doivent être intégrés dans la présentation.

    • Pour d'autres conseils de la part du personnel du centre de congrès, voir également les lignes directrices pour les présentations Soundbox (pdf).

Pour les présentateurs des sessions du matin, les présentations doivent être chargées sur l'ordinateur dans votre salle de session avant le début de la session à 9 heures, et non pendant les courtes pauses café. Veuillez arriver dans la salle avec suffisamment de temps pour effectuer cette opération et prévisualiser vos diapositives. Nous vous suggérons également de vous présenter aux présidents de séance à ce moment-là.

Pour les présentateurs des sessions de l'après-midi, les présentations doivent être chargées sur l'ordinateur dans votre salle de session pendant la pause déjeuner (de midi à 13h20), et non pendant les courtes pauses café. Veuillez arriver dans la salle avec suffisamment de temps pour effectuer cette opération et prévisualiser vos diapositives. Nous vous suggérons également de vous présenter aux présidents de séance à ce moment-là.

  • Il y aura quelqu'un dans la salle pour vous aider à télécharger votre présentation. Veuillez apporter votre présentation sur une clé USB.
  • Il n'y a malheureusement pas de salle disponible pour la prévisualisation des diapositives.
  • Si vous avez des questions sur le système audiovisuel (comment changer les diapositives, les pointeurs, etc.), veuillez vous adresser aux présidents de séance ou à l'assistant étudiant présent dans la salle.
  • Les présidents de séance sont responsables du respect de l'horaire de la séance. Ils vous présenteront et vous informeront lorsque vous approcherez des 15 minutes.

Voici quelques conseils pour votre présentation.

  • Visez la clarté et la simplicité.
  • Soyez clair et concis dans toutes vos déclarations.
  • Utilisez des puces et réduisez le texte au minimum.
  • Veillez à ce que le lettrage et la numérotation soient lisibles (police plus grande).
  • Utilisez des arrière-plans simples qui ne détournent pas l'attention du message.
  • Utilisez des graphiques pour faire ressortir les tendances, les comparaisons et les relations.
  • Tenez compte des besoins en matière d'accessibilité.
  • Les présentateurs peuvent utiliser une « icône d'interdiction d'enregistrement » sur leurs diapositives ou leur affiche pour décourager la copie de contenu/les photographies.

Présentations d'affiches

Les posters seront exposés pendant toute la durée de la conférence, dans les salles ABC de Webster, au troisième étage du Centre des congrès.

Chaque affiche doit mesurer au maximum 4 pieds de haut (48 pouces) sur 4 pieds de large (48 pouces).

Les rencontres sociales autour des affiches auront lieu le jeudi soir (de 18 h à 19 h, après la réunion d'affaires de la SCSA) et le vendredi soir (de 17 h 20 à 18 h 40, le banquet ayant lieu à 19 h au Centre des congrès). Nous vous prions de rester à votre affiche pendant ces activités sociales. Des collations et des boissons seront disponibles à ce moment-là.

Les affiches doivent être placées à partir du mercredi soir ou avant les cérémonies d'ouverture du jeudi (8h30). Des épingles et du ruban adhésif seront mis à votre disposition pour que vous puissiez coller votre affiche. Veuillez placer votre affiche sur le tableau portant le numéro correspondant à votre numéro d'affiche (voir le programme).

Si vous n'êtes plus en mesure de participer à la conférence et qu'un co-auteur ne peut pas présenter le poster en votre nom, veuillez envoyer un courriel à Kathryn Peiman (kats_eyez@hotmail.com) pour le retirer et inclure le titre du poster dans votre message.

Voici quelques conseils pour votre poster :

  • L'affiche doit être compréhensible sans explications orales.
  • Les affiches doivent être lisibles à une distance d'un mètre cinquante.
  • Les affiches doivent être claires et simples.
  • Les bonnes affiches doivent éviter d'être un court manuscrit. Soyez clair et bref dans toutes vos déclarations.
  • Les affiches devraient idéalement comporter des tableaux et des figures présentés chronologiquement dans une progression verticale.
  • Améliorez l'accessibilité en utilisant des polices de caractères plus grandes, en maintenant un contraste élevé, en tenant compte du daltonisme et en utilisant des espaces blancs.
  • Si vous ne souhaitez pas que l'on prenne des photos de votre affiche, utilisez l'icône « Pas de photos ».


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